2011年02月25日

プチオフイス断捨離:会社の書類を捨てるといいことあるよ このエントリーをはてなブックマークに追加

ここ最近の断捨離ブームはすごいな。ダンシャリアンと呼ばれる人たちが急増しているよーだ。
断捨離特集の雑誌記事などを見ると凄いなーと思う。
断捨離の効果は自分とモノの関係を見つめ直し、本当に必要なものだけ残し、残ったものとより深く付き合うってことかなー。

さて、私はよろよろと仕事をしているフツーのサラリーマンである。このブログを見ると分かるが、あまり真面目なサラリーマンではなく、当然仕事の能力も低く、所謂「デキる社員さん」ではないっす。
まあ、そんな私も会社で唯一誇れることがあるとするならば、机の上が誰よりもキレイってことである。少なくともフロア内では1、2を争うほどのキレイさであることは(自称だが)間違いない。

まあ、何故キレイかといえば、モノがあまりないからである。
何故モノがないかというと、捨てる努力をしているからである。
何故捨てる努力をしているかというと、あまり沢山のモノを処理する能力がないから捨てないと仕事にならないのである。
本当に必要なものしか身の回りにないと、物事を考えるときにも余計なことを考えなくていいのだ。

昔から掃除は苦手だが、整理整頓はできている方である。
会社の机の上にあるものは「1.モニター」「2.キーボード・マウス・マウスパッド」「3.卓上カレンダー」「4.紙で作った簡易ゴミ箱」で終了である。書類らしきものは全くないっす。書類の数も同じよーな仕事をしている同僚の20分の1程度じゃないかと思われる。
ちなみにオフィスの前の席の住人と横の住人、共に「お前らゴミ屋敷かよ」と何度が指摘しているのだが改善される気配が全くない。

ちょうどいいタイミングで最近はてブで話題になったノートパソコンとスキャナ以外何もない机上を実現 http://b.hatena.ne.jp/entry/image/http://www.wakatta-blog.com/post_576.htmlを見ましたが、どうも一般のサラリーマンではここまでできるよーに思えなかった。何でもデジタル化すれば確かに机の上がキレイになるんですけど、前時代的かもしれませんが、紙の書類って結構自由に書き込んだりできて便利だなーと思うのです。
まあ、上の記事を読んでりょーちの場合は全部デジタル化ってとこまでできるほど、デジタル人間でもないことがわかった。スキャナでキチンと整理出来る人はわかったブログ - 人気ブログになるためのヒントを日々公開で紹介されているかん吉さんの手法を試すとよいかと思います。

前置きはこれくらいにして、どうすればよいか? 一言でいえば、「いつでも捨てられるようにドキュメントを整理し、日頃から捨てる」しかないのだ。なのでとりたてて目新しい斬新な方法を紹介できるわけではないが、事実として整理できている自分が実践している方法をデジタル化についていけなかった人々の為に「プチオフイス断捨離」として紹介してみるっす。難しいことはひとつも書いていないけど、今から紹介することをやれば、すぐに効果があらわれるので是非やってみてほしいっす。

1. 資料を作るときに、同じような資料を幾つも作らない

これは、会社でドキュメント作るときに意識すべき6つのことでも記載した。
似たようなドキュメントをたくさん作らない
これはどっちかといえばファイル管理、版管理のよーなものだが、ドキュメントをアップデートする際は前のドキュメントを捨ててもいいように前バージョンを包含するよーなドキュメントを作りたいものですな。で、人によっては以前のドキュメントの履歴を何時までも取っておく人がいるが、それって何時使うのか? いや、使うんだったらいーけどさ・・・ バッサリ捨てちゃえば? どうせ取っておいても「あれ、どっちが新しいんだっけ?」とか「あ、古い方修正してた」とかなっちゃわない?
これ、超重要。自分で作るときは特にこれを意識しよう。どうせ同じよーなものいくつも作っても意味ないんだから作るときに減らす努力をしよう
あと「思考の過程を残しておきたいので資料を保存している」って人がいるが、その思考の過程は果たしてドキュメントを全部残してないとトレースできないのか?結論に近いドキュメントに思考過程を思い出せるメモでも書いとけばいいんじゃないのか? あと、過程を残して置かなければ思い出せないってことに問題があるんじゃないかなー。まあ、バッサリ捨ててみればよいと思う。

2. 捨てるために何時作った資料か、何時貰った資料かがわかるように赤ペンで右上に日付を書いておく

これは最も重要。資料には賞味期限がある。作ったときはすっごい大事な資料でも時が経てばそうでもなくなってくる。そんなときに、このドキュメントは何時頃のドキュメントなのかってのがすぐさま分かるようになっていれば「あ、2ヶ月前のドキュメントなのでもう捨ててもいいな」と直ぐに判断できる。また「右上に日付を書く」ように統一し、日付順に資料をソートしておけば、時間の判断がしやすい。日付の書き方もいろいろやってみたが、単純に2/26と赤ペンで書いて日付を丸で囲むってのがよさそう。西暦まで書く必要はなし。年がわからなくなるようなドキュメントは余程のものでない限りいらない筈である。あと、資料を無理に細かく分類しようとするのはやめたほうがいい。そんな分類できるくらいならはじめっからあなたの机はそんな悲惨な状態になっていないはずである。日付順にドキュメントを並べ、大きめのダブルクリップで挟んでクリアファイルに突っ込んどく。これ、基本。無理に分類しようとするとかえって探す手間が掛るよ。

3. 多面付け出力を活用しよう

パワーポイントなどを出力する際、A4に1ページとか出力するのは紙の無駄である。最低でもA4用紙1枚に4面付くらいにして出力しよう。これで紙の枚数がかなり減る。紙の枚数が減ると扱う書類も少なく感じるし、4ページが一度に見られることでより効率よくドキュメントを読むことができる。なお、このとき、両面印刷をすると半分近く枚数が減るが、両面印刷をすると、資料の閲覧性が低下するので、資料に何か書きこんで考えたりするよーな場合は、片面印刷がお薦めである
なお、その資料をよく読んで「活用フェーズ」から「アーカイブフェーズ」に移行してもよくなれば、その時点で両面印刷、若しくは両面コピーを撮り直せばよい。また、アーカイブの要素がかなり強くなったドキュメントは思い切って両面8面付くらいにして印刷するのもよかろう
特に効果があるのは人から貰った資料を縮小印刷しなおして整理する。これでかなりドキュメントの枚数は減る。これはやったほうがよい。

4. いらないと思ったときが捨てるとき

自分で作る資料とは別に人から貰う資料があるが、人からバージョンアップした資料を貰うときに、手元にある前のバージョンの資料は目の前で破るか、半分に折りたたんでしまい、新しく貰った資料のみを残すようにしよう。また、前の資料で書き込んだメモなどは面倒でも必要なメモは転記するようにしよう。ただ、まる写しするのではなく、以前メモったときは重要だと思ったけど、今考えるとそーでもないというメモは結構あるので、取捨選択しよう。
自席でも、メールで送られた資料を出力後、前のドキュメントはすぐ捨てるようにしよう。そのとき、シュレッダーまで都度行くのは大変なので足元に「シュレッダー行きドキュメントケース」をつくっておくと便利。「シュレッダー行きドキュメントケース」=「ゴミ箱」なのでそこに置かれた書類についてはもう考えなくてよい。たまったら捨てるのみである。

5. 置き場所に変化を持たせる

どうしても捨てられないけど、殆ど見ることがない書類などは、袖机ではなくキャビネットに移動しておく。こうすると目の前からとりあえず書類が消える。1〜4の過程を経てきていれば、資料はあまり残らないと思うが、キャビネットに保管された書類も定期的に捨てるようにしてみよう。自分の近くにある資料が今必要な資料となるような整理をしてみよう

ちょっと考えると分かると思うが、沢山資料抱えてても、自分の処理能力以上のドキュメントを扱うことは無理である。探せない資料はないのと同じ。「何時か使うかも」って思うその書類は「何時、何に使うんだよ」と考えてみよう。前は重要だったけど、きっと今はその書類はいらないよね。

当然捨てられない種類の資料も勿論ある。契約書とか領収書だとかそういうのは適切に処理するしかないのだが、少なくとも自分でコントロールできる範囲から実践してみるといい。
すぐに取り掛かれるのは「2. 捨てるために何時作った資料か、何時貰った資料かがわかるように赤ペンで右上に日付を書いておく」「3. 多面付け出力を活用しよう」あたりかな。
展示会などで集めた資料やパンフレットって多分殆ど捨てることができるよ。会社に戻って持って帰った資料を冷静に見てみると、これはいらんなというものが展示会の翌日にも直ぐに出てくるはず。今ならホームページから製品情報とかダウンロードできるものも多いしねぇ。

あと、この記事を見て「よーし、オレもプチオフィス断捨離するか!」と思い立ったあなたにアドバイス。
どのくらい捨てたのかがわかるように「4. いらないと思ったときが捨てるとき」で紹介した「シュレッダー行きドキュメントケース」を先ず作ってそこにどんどん入れてみよう。また、途中で「3. 多面付け出力を活用しよう」で紹介した縮小印刷による整理もやってみる。別々に貰ったA4の資料も2枚並べてA3配置にし、70%縮小でコピーしA4サイズに縮小印刷するのだ
で、ひとしきり終わったら、シュレッダーする前に残ったものと捨てるものを比べてみよう。かなり減ったなーという達成感があれば継続して整理できる自分になっていくと思われる。達成感がないと継続できないからねー。できたら自分を褒めてあげよう。

「忙しくて書類を整理している暇がない」とか言う奴がいるが「整理しないから忙しいんじゃねーの?」と言いたくなる。持ち物が多いとやることが多く感じられるが、断捨離すれば、ホントにやることだけに業務がフォーカスされるんじゃないの?
いらないものがなくなると、本来やるべきことが見えてくるかもよ。身の回りを整理することも立派な仕事だと思いまーす。業務効率向上に寄与するはずだよ。

製造業の世界では5S管理・5S活動というものがあるようだ。
  1. 整理(せいり、Seiri)いらないものを捨てる
  2. 整頓(せいとん、Seiton)決められた物を決められた場所に置き、いつでも取り出せる状態にしておく
  3. 清掃(せいそう、Seisou)常に掃除をして、職場を清潔に保つ
  4. 清潔(せいけつ、Seiketsu)3S(上の整理・整頓・清掃)を維持する
  5. 躾(しつけ、Shitsuke)決められたルール・手順を正しく守る習慣をつける
今回の記事は1,2あたりが中心だな。

なお「その仕事ホントにやる意味ある?」的な仕事ならば仕事そのものを断捨離するという大技を繰り出す必要があるかもしれんな。

他にも「こんな方法があるよー」「私はこんな感じで整理してまーす」とかってのがあれば是非コメント欄などで教えてくださーい。
よろしくばい。

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posted by りょーち | Comment(0) | TrackBack(0) | 自分メモ
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