2010年12月03日

会社でドキュメント作るときに意識すべき6つのこと このエントリーをはてなブックマークに追加

オフィスの机の周りには自分や他人が作ったドキュメントが沢山ある。文書を作ったりしない社会人の方々もいるとは思うが、多くのビジネスマンはパソコンでドキュメントを作ったりしているはず。
ってことで、会社でドキュメント作成するときに意識しておきたい6つの事柄をピックアップしてみたっす。当たりのことばかりかもしれんがこんな感じだな。

1. このドキュメントは何時、誰が作ったのか明記する

タイトルも何もなくwordやexcelの出力物があっても「あれ、これ何だ?」とか「何時作ったものなのか?」とか迷ってしまうのである。これはもう基本。しかし意外とこれができてない人が多い。

2. 常にページ番号と総ページ数を入れる

万が一出力物がバラバラになってもページ番号と総ページ数があれば、ある程度リカバーできるっす。また、できるだけドキュメントのヘッダにドキュメント名を書くとよいな。ページ番号だけでなく総ページ数も書く意味はもう一つある。パワーポイントなどで説明する際、聞く人は「この説明、何時終わるんだろう?」ってみんな考えているはず。「あと何ページで終わりますよ」「今全体のこのくらいですよ」と教えてあげることで聞く人の集中力もちょいと戻ってくる(はず)。(参考:PowerPointで総ページ数を自動入力する方法

3. 可能な限りA4で出力することを前提にドキュメントを作る

A3とかB4とか大きすぎるよね。まあ適度に面付けして出力すればいいだけなんだが・・・大きさを統一すると整理も楽。

4. モノクロで出力しても意味がわかるように作る

「赤い部分と青い部分を比較してみましょう」的なドキュメントだとモノクロでコピーしてしまったときは意味わかんないっす。

5. 似たようなドキュメントをたくさん作らない

これはどっちかといえばファイル管理、版管理のよーなものだが、ドキュメントをアップデートする際は前のドキュメントを包含するよーなドキュメントを作りたいものですな。で、人によっては以前のドキュメントの履歴を何時までも取っておく人がいるが、それって何時使うのか? いや、使うんだったらいーけどさ・・・ バッサリ捨てちゃえば? どうせ取っておいても「あれ、どっちが新しいんだっけ?」とか「あ、古い方修正してた」とかなっちゃわない?

6. 何時作ったドキュメントかわかるようにファイル名の後ろに日付を入れてみる

これは賛否両論あると思いますが、りょーちは、「ロシアにおけるニタリノフの便座について(20101203).doc」っぽいファイル名のつけ方をしているな。まあチーム内で統一していることが重要かもしれんが・・・


ちなみに、出力したドキュメントや人から貰ったドキュメントはりょーちの場合は右肩に赤ボールペンで日付を必ず書き込んでみている。で、とにかく日付順に並べてクリアファイルに保管しておく。こうすると、古いドキュメントがどれかすぐにわかるので便利。「カテゴリ毎にまとめて・・・」とか細かくやりすぎると破たんするよー。
この方法は定期的に古いドキュメントを捨てるときに重宝するばい。定期的にいらないドキュメントは捨てるのが吉。人間そんなに覚えてられないっす。

また、最近のプリンタは面付け機能が備わっているため8面付けくらいでドキュメントを出力すれば、紙の枚数も減って整理が楽だしエコだね。

と、まあ偉そうにイロイロ書いたが、最も重要なのはドキュメントの中身であることは言うまでもないっす。(それが一番難しいんだが・・・)


posted by りょーち | Comment(0) | TrackBack(0) | 自分メモ
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